Kanzlei einrichten

So funktioniert der Assistent

Nach der Registrierung führt Steuermann einmal durch fünf Schritte. Jeder Schritt lässt sich überspringen; Sie sehen dann auf dem Dashboard unter „Einrichtung abschließen“, was noch offen ist, und holen es nach. Alles, was der Assistent anlegt, finden Sie später auch in den Einstellungen wieder: unter „Kanzlei“ (Profil, Standardsätze, Angebotstexte), unter „Leistungspakete“, „Positionsvorlagen“ und „Szenarien“.

Ist die Einrichtung einmal abgeschlossen, startet der Assistent nicht erneut; die Pflege läuft dann direkt über die genannten Seiten.

Hinweis: Für die Einrichtung brauchen Sie die Rolle Administrator. Berater/innen und Leser/innen sehen die Einrichtungs-Checkliste nicht.

Firmendaten

Schritt 1 legt fest, was im Briefkopf und in den Pflichtangaben Ihrer Angebote steht.

1. Stammdaten: Kanzleiname, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, Telefon, E-Mail, Website. Bei der PLZ schlägt Steuermann den Ort vor. Optional: USt-IdNr., Bank und IBAN.
2. Rechtsform und Pflichtangaben: Wählen Sie die Rechtsform; davon hängt ab, welche Angaben das Angebot als Geschäftsbrief tragen muss, etwa Sitz, Registergericht und Registernummer oder die vertretungsberechtigten Personen. Dazu kommen die berufsrechtlichen Angaben nach der DL-InfoV: zuständige Steuerberaterkammer, Land der Berufsbezeichnung, Berufshaftpflichtversicherer mit Anschrift und räumlichem Geltungsbereich.
3. Logo und Markenfarbe: Ziehen Sie Ihr Logo in das Feld „Kanzlei-Logo“ (PNG oder JPEG, bis 2 MB). Steuermann schlägt aus dem Logo eine Markenfarbe vor, die Sie übernehmen oder ändern; sie färbt Überschriften und Linien des Angebots-PDFs. Die Vorschau daneben zeigt den Briefkopf so, wie er gedruckt aussieht.
4. „Speichern & weiter“ führt zu Schritt 2.

Fehlen Pflichtangaben, erinnert ein Hinweis oberhalb der Seiten daran, bis sie vollständig sind. Finalisieren lässt sich ein Angebot trotzdem – die Verantwortung für vollständige Angaben bleibt bei der Kanzlei.

Standardsätze

Schritt 2 bestimmt, mit welchem Zehntelsatz jede StBVV-Position in ein neues Angebot eingeht. Die Liste zeigt je Position den zulässigen Rahmen und die Mittelgebühr.

• Ohne eigene Eingabe nutzt Steuermann die Mittelgebühr; „Mittelgebühren übernehmen & weiter“ genügt für den Anfang.
• Wer für einzelne Positionen regelmäßig anders ansetzt, trägt unter „Ihr Standardsatz“ den eigenen Wert ein. Er gilt als Vorbelegung; im Angebot bleibt jede Position einzeln änderbar.
• „Alle Mittelgebühren verwenden“ setzt eigene Werte wieder zurück.

Hinweis: Der Standardsatz nimmt Ihnen das Nachschlagen ab, nicht die Entscheidung. Den angemessenen Satz im Einzelfall nach § 11 StBVV bestimmen Sie: im Angebot, mit Blick auf den Rahmen, den Steuermann neben jeder Position anzeigt.

Szenarien

Ein Szenario ist eine sortierte Liste von StBVV-Positionen für einen typischen Mandatsfall, etwa „Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung“ oder „GmbH mit Bilanz“. Wählen Sie in Schritt 3 die Standard-Szenarien aus, die zu Ihrer Kanzlei passen; sie erscheinen danach beim Anlegen eines Angebots als Schnellstart, und der Editor startet vorbefüllt statt leer.

Eigene Szenarien legen Sie später unter „Szenarien“ an; sie stehen vor den Standards.

Angebotsbausteine

Schritt 4 bereitet zwei Arten von Bausteinen vor, die Sie im Angebot per Klick einfügen:

• Leistungspakete – Text fürs Angebot. Ein Paket beschreibt eine Leistung für den Mandanten: Einleitung, eine Liste aus Kernleistungen (standardmäßig im Angebot) und weiteren Leistungen (je Angebot zuschaltbar), optional ein Schlusstext. Übernehmen Sie die Standardpakete (Finanzbuchführung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, EÜR, Einkommensteuererklärung) und passen Sie Texte oder Reihenfolge an.
• Positionsvorlagen – Preiszeilen für die Kalkulation. Eine Vorlage ist eine freie Position mit Beschreibung, Einheit und Nettopreis, die nicht aus der StBVV kommt, zum Beispiel eine Pauschale für Unterlagenaufbereitung.

Der Name eines Pakets ist intern und erscheint nicht im PDF; Einleitung, Leistungen und Schlusstext schon.

Angebotstexte

Schritt 5 legt zwei Texte fest, die jedes Angebots-PDF umrahmen:

• den Einleitungstext des Anschreibens – er steht nach der Anrede und vor den Leistungen (zum Beispiel ein Dank für das Vertrauen und die Ankündigung des Angebots);
• den Schlusstext – kleingedruckter Freitext am Ende, unter der Unterschrift, etwa ein Hinweis zur Gültigkeit des Angebots.

Der graue Vorschlag in einem leeren Feld ist nur ein Beispiel; erst was Sie eintragen, landet im PDF. Die Vorschau daneben zeigt, wo jeder Text im Anschreiben sitzt. „Texte speichern & abschließen“ beendet den Assistenten.

Die Texte gelten kanzleiweit, nicht je Angebot. Fällt Ihnen vor dem Finalisieren etwas auf, führt „Angebotstexte anpassen“ aus der Angebotsvorschau direkt hierher und anschließend zurück zur Vorschau (siehe Angebot finalisieren und versenden).

Unterschrift

Zusätzlich zum Assistenten erscheint auf dem Dashboard der Punkt „Unterschrift“. Er ist persönlich: Jede Beraterin und jeder Berater hinterlegt unter „Persönliche Einstellungen“ → „Unterschrift“ ein Bild der eigenen Unterschrift, das auf den Angeboten erscheint, die sie oder er finalisiert. Ohne hinterlegte Unterschrift weist Steuermann beim Finalisieren darauf hin; das Angebot lässt sich trotzdem erstellen.

Nächster Schritt

Legen Sie den ersten Mandanten an, oder starten Sie direkt mit dem Angebot und erfassen den Mandanten dabei: Mandanten anlegen.