Angebot finalisieren und versenden

Schritt 1: Die Angebotsvorschau

„Vorschau erstellen“ im Editor speichert den Entwurf und öffnet die Angebotsvorschau: das Mandanten-PDF so, wie es der Mandant erhält – auf Ihrem Briefkopf, mit Anschrift, Anschreiben, Positionen mit Rechtsgrundlage, Leistungspaketen, Summen und Unterschrift.

Die Vorschau ist ein Pflichtschritt: Erst aus dieser aktuellen Vorschau heraus lässt sich das finale Angebot erstellen. Ändern Sie danach noch etwas, erzeugt Steuermann die Vorschau neu, bevor es weitergeht.

• „Zurück zur Bearbeitung“ führt in den Editor; „Vorschau aktualisieren“ baut das PDF nach Änderungen neu.
• „Angebotstexte anpassen“ (nur für Administratoren) springt zu den kanzleiweiten Angebotstexten und von dort zurück in diese Vorschau.

Hinweis: Prüfen Sie in der Vorschau vor allem die Anschrift, die Pflichtangaben im Briefkopf und die Unterschrift. Ohne hinterlegte Unterschrift weist Steuermann darauf hin; finalisieren können Sie trotzdem, das PDF erscheint dann ohne Unterschriftsbild.

Schritt 2: Finales Angebot erstellen

„Finales Angebot erstellen“ macht aus dem Entwurf ein unveränderliches Dokument mit eigener Angebotsnummer. Steuermann friert dabei alles ein, was das Angebot ausmacht: die Positionen mit ihren Gebühren, die Fassung der StBVV, Mandantendaten, Texte und Briefkopf. Spätere Änderungen an Mandant, Sätzen oder Texten wirken nicht mehr auf dieses Angebot.

Das finale Angebot erscheint unter „Angebote“ mit dem Status „Final“; der Entwurf ist damit erledigt.

Schritt 3: Mandanten-PDF und Kalkulationsblatt

Auf der Seite des finalen Angebots liegen zwei Dokumente bereit:

• Mandanten-PDF – das Angebot für den Mandanten, auf Ihrem Briefkopf, mit Rechtsgrundlage je Position.
• Kalkulationsblatt – das interne Blatt für Ihre Akte: je Position Tabelle, volle Gebühr, gewählter Zehntelsatz mit Rahmen und der Rechenweg zur Summe. Es bleibt in der Kanzlei und steht nur Berater/innen und Administratoren zur Verfügung.

Zwei Dokumente, ein Vorgang: eins für den Mandanten, eins für die Akte.

Schritt 4: Download-Link für den Mandanten

Statt das PDF als Anhang zu verschicken, können Sie dem Mandanten einen Link geben:

1. Wählen Sie auf der Seite des finalen Angebots „Download-Link erstellen“.
2. Der Link erscheint genau einmal: Kopieren Sie ihn sofort mit „Link kopieren“ und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail an den Mandanten ein. Aus Sicherheitsgründen zeigt Steuermann ihn danach nicht mehr an, nur noch seinen Status.
3. Der Mandant öffnet eine schlichte Seite mit Angebotsnummer und Gültigkeit und lädt das PDF per Klick herunter. Er braucht dafür kein Steuermann-Konto.

Der Link ist befristet (das Ablaufdatum steht bei „Gültig bis“) und auf eine Anzahl Abrufe begrenzt; die Seite zeigt, wie oft das Angebot bereits geladen wurde. „Neuen Link erstellen“ ersetzt den bisherigen Link, „Link deaktivieren“ sperrt ihn sofort, etwa wenn er an die falsche Adresse ging. Das Kalkulationsblatt ist über den Link nie erreichbar.

Ein finales Angebot korrigieren

Finale Angebote bleiben unveränderlich. Eine Korrektur entsteht als neuer Entwurf:

1. Wählen Sie auf der Seite des finalen Angebots „Als neuen Entwurf kopieren“. Der Entwurf ist mit allen Positionen, Texten und dem Mandanten des Originals vorbefüllt.
2. Ändern Sie, was zu ändern ist, und finalisieren Sie den Entwurf wie oben.
3. Das Original erhält den Status „Ersetzt“ und verweist auf das neue Angebot; das neue Angebot nennt, welches es korrigiert. Beide bleiben abrufbar; der Vorgang ist lückenlos dokumentiert.

Ein Download-Link des Originals wird dabei automatisch deaktiviert – der Mandant soll kein überholtes Angebot mehr abrufen. Für das korrigierte Angebot erstellen Sie einen neuen Link.

Nächster Schritt

Arbeiten mehrere Personen in der Kanzlei mit Steuermann, richten Sie als Nächstes das Team ein: Team und Sicherheit.