Erste Schritte · Schritt 6 von 7
Team und Sicherheit
Teammitglieder einladen und Rollen vergeben, Plätze im Blick behalten, das eigene Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung sichern, Passwort ändern oder zurücksetzen.
Wer was darf: die drei Rollen
Jedes Mitglied einer Kanzlei hat genau eine Rolle. Sie entscheidet, welche Schaltflächen die Person sieht – und was der Server zulässt, unabhängig von der Oberfläche.
| Tätigkeit | Leser/in | Berater/in | Administrator |
|---|---|---|---|
| Angebote und Mandanten ansehen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Angebote anlegen, kalkulieren, finalisieren, Download-Links erstellen | – | ✓ | ✓ |
| Kalkulationsblatt herunterladen | – | ✓ | ✓ |
| Mandanten anlegen und bearbeiten | – | ✓ | ✓ |
| Leistungspakete, Positionsvorlagen, Szenarien pflegen | – | – | ✓ |
| Kanzlei-Profil, Standardsätze, Angebotstexte, Einrichtung | – | – | ✓ |
| Team einladen, Rollen ändern, Mitglieder deaktivieren | – | – | ✓ |
| Abrechnung und Abo, Datenexport | – | – | ✓ |
Für den Alltag der meisten Kanzleien reicht: Inhaberin oder Inhaber als Administrator, Berufsträger und qualifizierte Fachkräfte als Berater/innen. Die Rolle Leser/in eignet sich für Personen, die Angebote nur nachschlagen, etwa im Sekretariat.
Teammitglieder einladen
- Öffnen Sie „Kanzlei“ → „Mitglieder“.
- Tragen Sie unter „Mitarbeiter einladen“ die E-Mail-Adresse ein, wählen Sie die Rolle und senden Sie die Einladung.
- Die Person erhält einen Link. Neue Adressen legen dabei ihr Passwort fest; wer bereits ein Steuermann-Konto hat (etwa aus einer anderen Kanzlei), meldet sich an und bestätigt den Beitritt. Der Link ist nur begrenzte Zeit gültig; „Offene Einladungen“ zeigt, was noch aussteht, und erlaubt das erneute Senden oder den Widerruf.
- Die Rolle ändern Sie später direkt in der Mitgliederliste. „Deaktivieren“ entzieht einer Person den Zugang zur Kanzlei, ohne ihre bisherigen Angebote zu verändern.
Hinweis: Jede Kanzlei hat ein Kontingent an Plätzen. Sind alle belegt, lässt sich niemand einladen, bis ein Platz frei wird: Deaktivieren Sie ausgeschiedene Mitglieder, oder fragen Sie ein größeres Kontingent beim Support an.
Ihr Konto: Zwei-Faktor-Authentifizierung
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) schützt Ihr Konto auch dann, wenn Ihr Passwort in falsche Hände gerät. Beim Login fragt Steuermann zusätzlich einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App ab.
- Öffnen Sie über das Personen-Symbol rechts oben „Persönliche Einstellungen“ → „Konto-Sicherheit“ und wählen Sie „2FA einrichten“.
- Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit einer Authenticator-App (zum Beispiel Aegis, Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder die integrierte Funktion Ihres Passwort-Managers), oder geben Sie den Schlüssel manuell ein.
- Tragen Sie den sechsstelligen Code ein und wählen Sie „Bestätigen & aktivieren“.
Ab jetzt verlangt jede Anmeldung Passwort und Code. „2FA deaktivieren“ auf derselben Seite schaltet den zweiten Faktor wieder ab, zum Beispiel vor einem Gerätewechsel, nach dem Sie ihn mit dem neuen Gerät neu einrichten.
Hinweis: Bewahren Sie den Zugang zur Authenticator-App sorgfältig auf. Ohne Gerät und ohne deaktivierte 2FA kommen Sie nicht in Ihr Konto – dann hilft nur der Support, der Ihre Identität prüft.
Passwort ändern oder zurücksetzen
- Ändern: unter „Konto-Sicherheit“ → „Passwort ändern“ mit dem aktuellen und dem neuen Passwort (mindestens zwölf Zeichen, keine gängigen Passwörter).
- Vergessen: Der Link „Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite sendet einen Link zum Zurücksetzen an Ihre E-Mail-Adresse; er ist eine Stunde gültig. Ein Konto mit aktiver 2FA behält sie auch nach dem Zurücksetzen.
- Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen sperrt Steuermann den Login vorübergehend.
Gute Praxis für Kanzleien
- Ein Konto pro Person, keine geteilten Zugänge. Rollen lassen sich jederzeit anpassen.
- Aktivieren Sie 2FA für alle Administratoren; sie verwalten Team und Abo.
- Wer die Kanzlei verlässt, wird deaktiviert statt gelöscht; die Angebote behalten ihre Historie.
Nächster Schritt
Wie Testphase, Abo, Datenexport und Datenschutz zusammenhängen, beschreibt Abo, Daten und Datenschutz.