Das erste Angebot kalkulieren

Der Fall

Die Anleitung folgt dem Beispiel der Demo-Kanzlei „Albrecht & Kollegen“: Herr Brandt, Inhaber von Brandt Elektroinstallation e.K., fragt am Telefon, was Einkommensteuererklärung, Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuer-Jahreserklärung kosten. Drei Positionen, drei Gegenstandswerte – und am Ende eine Zahl, die Sie noch im Gespräch nennen können.

Schritt 1: Angebot anlegen und Szenario wählen

1. Wählen Sie auf dem Dashboard oder unter „Angebote“ „+ Neues Angebot anlegen“.
2. Steuermann fragt nach einem Szenario als Startpunkt: oben Ihre eigenen und übernommenen Szenarien, darunter die Standard-Szenarien, etwa „Gewerbe/Einzelunternehmer (EÜR)“ für den Fall Brandt. Der Editor startet dann mit den typischen Positionen vorbefüllt.
3. „Ohne Szenario“ öffnet einen leeren Editor; Positionen fügen Sie einzeln hinzu. Beides lässt sich im Editor jederzeit ergänzen oder entfernen.

Schritt 2: Mandant verknüpfen

Suchen Sie unter „Bestehenden Mandanten verknüpfen“ nach Name oder Firma und wählen Sie den Treffer. Die Stammdaten erscheinen daneben als schreibgeschützte Vorschau; geändert werden sie nur in der Mandantenverwaltung. Ist der Mandant noch nicht erfasst, tragen Sie die Kontaktdaten unten ein; beim Speichern des Angebots entsteht daraus ein neuer Mandant (siehe Mandanten anlegen).

Schritt 3: Positionen aus dem StBVV-Katalog

1. Tippen Sie in das Suchfeld „StBVV-Position suchen“: nach Paragraf („§ 24“), Nummer („33“) oder Stichwort („Buchführung“, „Einkommensteuer“). Der Katalog enthält alle Tatbestände der §§ 13–38 StBVV in der hinterlegten Fassung.
2. „Hinzufügen“ übernimmt die Position in die Kalkulation. Jede Zeile nennt ihre Rechtsgrundlage, zum Beispiel „§ 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV“ für die Einkommensteuererklärung.
3. Die Reihenfolge der Zeilen ist die Reihenfolge im Angebot; per Griff links lassen sie sich verschieben.

Für den Fall Brandt: „Einkommensteuererklärung“ (§ 24 Abs. 1 Nr. 1), „Einnahmenüberschussrechnung“ (§ 25 Abs. 1) und „Umsatzsteuererklärung“ (§ 24 Abs. 1 Nr. 8).

Schritt 4: Gegenstandswert und Satz

Jede Position verlangt die Angaben, die die Verordnung für sie vorsieht; Steuermann zeigt genau diese Felder:

• Gegenstandswert: Tragen Sie den Wert ein; Steuermann liest die volle Gebühr aus der zuständigen Tabelle (A, B oder C) ab. Liegt Ihr Wert unter dem Mindestgegenstandswert der Vorschrift, rechnet Steuermann zulässigerweise mit dem Mindestwert und sagt das dazu. „Berechnen“ öffnet die Eingabehilfe: Sie geben die Einzelwerte ein, aus denen sich der Gegenstandswert nach der jeweiligen Vorschrift zusammensetzt, und übernehmen das Ergebnis mit einem Klick.
• Faktor: der Zehntelsatz, vorbelegt mit Ihrem Standardsatz (ohne eigene Vorgabe mit der Mittelgebühr). Daneben steht der zulässige Rahmen der Position. Ändern Sie den Faktor, rechnen Netto, Umsatzsteuer und Brutto sofort mit.
• Betragsrahmen-, Zeit- und Mengengebühren: Bei Positionen mit Betragsrahmen tragen Sie die Gebühr innerhalb des Rahmens ein, bei Zeitgebühren (§ 13) die Stunden, bei mengenabhängigen Positionen die Menge; Steuermann zeigt jeweils das passende Feld.

Hinweis: Die Software nimmt Ihnen das Nachschlagen ab, nicht die Entscheidung. Welcher Satz innerhalb des Rahmens im Einzelfall angemessen ist, bestimmen Sie nach § 11 StBVV: Umfang, Schwierigkeit und Bedeutung der Angelegenheit, Ihr Haftungsrisiko und die Einkommens- und Vermögensverhältnisse des Mandanten. Der Rahmen steht daneben, damit Sie diese Entscheidung sehen, nicht suchen müssen.

Im Fall Brandt mit den Gegenstandswerten 110.000, 140.000 und 14.000 Euro und der Mittelgebühr ergibt das 1.732,65 Euro netto: Jede Zeile ist Tabellenwert mal Zehntelsatz, nachvollziehbar auf dem Kalkulationsblatt.

Schritt 5: Leistungspakete und freie Positionen

• Leistungspakete beschreiben dem Mandanten, was in einer Leistung enthalten ist. Wählen Sie unter „Leistungspakete“ ein Paket aus; „alle aufnehmen“ übernimmt alle seine Leistungen, sonst wählen Sie die weiteren Leistungen je Angebot zu. Pakete sind Text, keine Preiszeilen; sie erklären die Positionen, die Sie oben kalkuliert haben.
• Freie Positionen sind Preiszeilen außerhalb der StBVV: Auslagen, Pauschalen, Sonderleistungen. Menge mal Einzelpreis netto, mit eigenem Umsatzsteuersatz (auch steuerfrei). „Positionsvorlage übernehmen“ füllt eine Zeile aus Ihren Vorlagen.

Schritt 6: Anmerkungen, interne Notiz, Speichern

• Anmerkungen sind ein optionaler Zusatztext fürs Angebot; er erscheint auf dem Mandanten-PDF.
• Die interne Notiz bleibt in der Kanzlei: Sonderabsprachen, Begründungen für gewählte Faktoren, Gesprächsnotizen. Sie erscheint weder in der Vorschau noch im PDF.
• „Speichern“ sichert den Entwurf; „Vorschau erstellen“ speichert und führt zur Angebotsvorschau, dem Pflichtschritt vor dem Finalisieren (siehe Angebot finalisieren und versenden).

Entwürfe bleiben unter „Angebote“ bearbeitbar, bis Sie sie finalisieren oder löschen. Öffnen zwei Personen denselben Entwurf, meldet Steuermann beim Speichern den Konflikt, statt Änderungen zu überschreiben.